Chương 3: Chương 2: James bắt đầu học cách ủy quyền

Chương 2: James bắt đầu học cách ủy quyền

Jones cũng đang rất lo lắng cho James. Anh biết là trong những tháng gần đây James gặp rất nhiều căng thẳng trong công việc. Nhưng anh cũng hiểu rất rõ người anh em họ của mình. Tự lực cánh sinh vốn là truyền thống của gia đình họ, cả Jones và James đều không thích khuyên bảo hay nhận lời khuyên của ai cả, trừ khi được hỏi ý kiến.

Vì thế, Jones quyết định đợi đến khi James chủ động tìm đến anh. Và khi James mời anh dùng cơm trưa, Jones tỏ ra tự nhiên như không hề hay biết chuyện gì cả.

Thế nhưng, lần này mọi việc tỏ ra khác hẳn.

- Jones này, - James vừa nói vừa đùa bằng cách đấm nhẹ vào vai Jones, hệt như hồi còn bé. - Dạo này cậu thế nào? Cậu cảm thấy thế nào khi trở thành một nhà quản lý?

Jones mỉm cười:

- Ban đầu do chưa quen nên tớ không được tự tin lắm, nhưng dần dần lại cảm thấy thích. Có vẻ như công việc quản lý thích hợp với tớ và tớ thấy mình quản lý cũng không tồi. Tớ thích làm những công việc mang tính thử thách, và tớ thấy đây là một công việc rất thú vị.

James cũng cười. Nhưng anh cảm thấy băn khoăn, tại sao bản thân anh không hề cảm thấy công việc này thú vị chút nào. James bèn hỏi tiếp:

- Cụ thể là cậu thích điều gì ở công việc quản lý?

Jones ngả người ra sau, khẽ đu đưa chiếc ghế đang ngồi:

- Đó là một câu hỏi rất hay. Theo tớ, một trong những nguyên nhân chính là do tớ muốn giúp các cộng sự của mình ngày càng nâng cao năng lực làm việc. Cậu hiểu không, tức là cho họ một cơ hội để tỏa sáng. Tớ thích xây dựng một đội ngũ tiên phong và mong muốn được nhìn thấy hiệu quả tác động của nó lên các thành viên trong nhóm. Chà... cậu biết không, cảm giác đó rất thú vị.

Jones ngừng một chút rồi nói tiếp:

- Theo kinh nghiệm của tớ thì hiếm có điều gì thú vị cho bằng khi được là thành viên của một đội ngũ tiên phong.

Nói xong cậu ngả người về phía trước, trở về tư thế bình thường rồi liếc nhìn James khi ấy đang cau mày suy nghĩ.

- Trông cậu có vẻ như đang rất thanh thản trong công việc? - James nói.

Jones gật đầu đáp lại ngay mà không chút do dự. Điều đó khiến James càng cau mày nhiều hơn. Anh không giấu được vẻ tò mò của mình:

- Vậy bí quyết của cậu là gì? Cậu quản lý công việc như thế nào? Hay là cậu có một chàng Jones nhân bản vô tính luôn sẵn sàng giúp cậu hoàn thành công việc những khi cậu ngủ hoặc giải trí cùng bạn bè, gia đình?

Jones không nhịn được cười:

- Vậy cậu chỉ ngay cho tớ chỗ tìm một chàng Jones như thế đi! Làm gì có chuyện đó kia chứ. Tất cả chỉ có tớ và đội ngũ nhân viên hết lòng chia sẻ công việc. Thế thôi!

Để làm được điều này, trước hết cậu phải nhận biết đâu là điểm mạnh của từng nhân viên. Sau đó , cậu cũng phải hiểu rõ những sở thích và mục tiêu cá nhân của họ . Rồi cậu thảo luận với họ , từng người một, để có thể ủy thác công việc một cách hợp lý nhất. Điều quan trọng là cậu phải dám giao hẳn trách nhiệm cho họ khi phân chia công việc.

- Thế thì quá dễ, - James thốt lên. Anh bắt đầu cảm thấy tò mò hơn. - Nghe sao giống như tớ đang đọc sách quản lý quá. Anh em với nhau cả, cậu nói thật cho tớ biết đi! Các nhân viên của cậu không hề làm cho mọi chuyện rối tung lên khi cậu giao việc cho họ sao? Từ kinh nghiệm của bản thân, tớ thấy ủy quyền chỉ càng khiến cho mình phải gánh thêm nhiều việc hơn mà thôi?

Jones mỉm cười:

- Ờ, cậu nói cũng đúng. Điều đó hoàn toàn có thể xảy ra, nhất là trong thời gian đầu. Lúc ấy, tớ cứ nghĩ đó là do các nhân viên của mình lười, thiếu động lực làm việc hoặc chỉ đơn giản là họ quá yếu kém trong công việc. Và rồi Jennifer, một trong những nhân viên trực tiếp dưới quyền tớ, đã nói chuyện với tớ.

James bắt đầu thực sựbị cuốn hút vào câu chuyện:

- Cậu không đùa đấy chứ? Cô ta làm điều đó như thế nào? Ý tớ là, tại sao lại phải nói chuyện với cậu mới được chứ?

- Giờ nghĩ lại, tớ thấy chuyện đó cũng khá buồn cười, - Jones giải thích - nhưng lúc đó, tớ rất bối rối. Thật ra là tớ đã bị sốc!

- Kể cho tớ nghe xem mọi chuyện đã xảy ra như thế nào! - James vừa nói vừa đấm nhẹ vào Jones, hệt như ngày xưa.

- Được rồi, tớ sẽ kể! - Jones nói và bắt đầu hồi tưởng lại.

“Tớ cũng không nhớ chính xác thời điểm, chỉ biết đó là lúc tớ vừa mới lên làm quản lý. Và tớ giao cho Jennifer một công việc không mấy quan trọng. Tớ thấy mọi chuyện khá đơn giản và cô ấy cũng tỏ ra am hiểu về nhiệm vụ được giao nên tớ yên tâm trở về phòng làm việc.

Một lát sau, cô ấy quay trở lại với kết quả hoàn toàn ngược lại những điều mà tớ mong đợi. Lúc đó tớ rất bực, nhưng tớ vẫn cố nói năng tử tế để cô ấy hiểu những gì tớ đang suy nghĩ mà không bị tổn thương. Và cậu biết không, mọi chuyện đã rối tung lên.”

- Tại sao lại rối tung? - Không hiểu sao khi biết được Jones cũng có những lúc gặp rắc rối trong công việc, James bỗng cảm thấy có phần vui hơn. Anh cảm thấy mình không phải là người duy nhất gặp phải những rắc rối. Bởi dù sao thì anh cũng là con người mà!

- Cậu biết không, ngay lập tức cô ấy đổ hết lỗi cho tớ. - Jones lại cười.

- Cậu đùa à? Sao cậu lại để cô ta làm như vậy? - James phản ứng ngay lập tức.

- Đến bây giờ tớ vẫn còn cảm thấy xấu hổ mỗi khi nhớ lại chuyện này. Tất cả những điều cô ấy nói hoàn toàn đúng. Những điều tớ nghĩ là lỗi của cô ấy hóa ra đều là lỗi của mình! Và cuộc nói chuyện mà tớ nghĩ là để kỷ luật Jennifer hóa ra lại trở thành buổi lên lớp dành cho tớ. Nực cười ở chỗ là tớ không thể phản đối lại Jennifer một điều gì. Quả thật là một kinh nghiệm đáng nhớ đúng không?

James khẽ hắng giọng. Anh không hiểu tại sao Jones lại cảm thấy thú vị khi gặp một điều đáng xấu hổ như vậy, nên buột miệng hỏi:

- Nếu không ngại, cậu có thể cho tớ biết cô ấy đã nói gì không?

- Không hề gì. Tất cả những gì cô ấy nói chỉ là sự thật mà thôi. Cô ấy nói vấn đề không phải là cô ấy không có khả năng hoàn thành công việc. Và tớ cũng biết là cô ấy có thể làm được nên tớ mới giao việc cho cô ấy. Vấn đề là tớ đã không mô tả cụ thể những mong muốn của mình.

- Sao? Cậu không mô tả cụ thểà? Sao cậu lại bất cẩn vậy!

Jones giải thích:

- Thật ra, tớ đã yêu cầu cô ấy làm một việc mà cô ấy chưa làm qua bao giờ. Tớ bảo cô ấy thiết kế một tờ bướm cho chiến dịch quảng cáo sắp tới của công ty vì tớ biết cô ấy có năng khiếu thẩm mỹ và nghĩ rằng cô ấy sẽ thích thú khi được tự do sáng tạo.

Nhưng sản phẩm mà cô ấy nghĩ ra không hề giống với những gì tớ tưởng tượng và mong đợi. Nó hoàn toàn đi ngược lại hình ảnh của công ty. Không chỉ có vậy, nội dung của nó cũng không phù hợp. Đúng là cô ấy đã làm một tờ bướm theo đúng yêu cầu của tớ, nhưng tớ lại không thể sử dụng nó vào việc gì được.

Đến khi tớ chỉ ra những điều cô ấy làm không đúng thì cô ấy cứ liên tục ngắt lời tớ: “Ông đâu có nói cho tôi biết phải làm như thế”, “Ông đâu có nói trước là nó phải có hình dạng như vậy”, “Tôi đâu biết là nó phải thể hiện được ý tưởng đó” v.v. Cuối cùng, cô ấy kết luận: “Phải chi ngay từ đầu ông nói rõ những yêu cầu này thì tôi đã hoàn thành công việc từ lâu và tiết kiệm cho cả hai chúng ta rất nhiều thời gian, chưa kể đến cuộc nói chuyện rất khó chịu này!”.

Khi bình tĩnh lại, tớ thấy cô ấy đã nói đúng. Tớ không hề muốn nói là cô ấy đã làm sai và cô ấy cũng không muốn nghe điều đó. Điều tệ nhất chính là lẽ ra cô ấy đã có thể hoàn thành xuất sắc công việc nếu tớ nói rõ hơn về những yêu cầu công việc. Và bọn tớ đã thống nhất với nhau rằng sau này nhất định sẽ trao đổi công việc với nhau thật cụ thể để cô ấy có thể nắm rõ những gì tớ mong muốn.

Giờ đây, mỗi khi giao cho Jennifer một việc nào đó, tớ đều mô tả rất chi tiết. Thậm chí, tớ còn yêu cầu cô ấy liệt kê những yêu cầu của tớ để đảm bảo là cô ấy đã hiểu đúng. Cho chắc chắn đó mà!

James im lặng một lúc, suy nghĩ về tất cả những điều vừa nghe. Cuối cùng, anh nói:

- Ôi, mọi chuyện thật là đơn giản, nhưng lại vô cùng quan trọng. Quả thật tớ chưa bao giờ nghĩ đến điều này!

Jones mỉm cười, đấm nhẹ vào cánh tay James:

- Thì trước đó tớ cũng vậy mà!

Trong khi rảo bước về văn phòng, James nghĩ đến những công việc anh đã phân công cho mọi người trong thời gian gần đây. Hầu như lần nào anh cũng mắc cùng một sai lầm là chưa mô tả cụ thể những yêu cầu của mình. Khi đặt mình vào vị trí của các nhân viên, giờ anh đã hiểu vì sao họ lại luôn làm mọi việc không đúng như anh mong đợi. Từ trước đến giờ, anh cứ luôn thắc mắc tại sao họ không thể thực hiện được những điều anh mong muốn.

Về đến phòng làm việc, James ngồi vào bàn và viết những suy nghĩ của mình vào tấm bảng trắng, nơi anh có thói quen ghi lại những điều cần lưu ý:

Khi giao việc, cần phải:

• Xác định và mô tả rõ ràng từng nhiệm vụ.

• Yêu cầu nhân viên liệt kê lại những yêu cầu đó để đảm bảo anh ấy/cô ấy đã hoàn toàn hiểu rõ.

Ngay chiều hôm đó, James gọi Jason đến phòng làm việc của mình. Gần đây anh đã phân công cho Jason một nhiệm vụ và tình hình thực hiện công việc này tỏ ra không mấy thuận lợi. Hai người cũng đã trao đổi với nhau, nhưng buổi nói chuyện ấy cũng không lấy gì làm thú vị và kể từ hôm đó, mối quan hệ giữa hai người trở nên căng thẳng hơn.

Giờ đây, James thửđặt mình vào vị trí của Jason để nhìn lại toàn bộ vấn đề, hy vọng rằng những điều mà anh vừa học được từ Jones có thể giúp cải thiện được mối quan hệ này.

- Jason này, - James nói. - Anh còn nhớ công việc mà tôi giao cho anh tuần trước không? Công việc mà chúng ta đã bàn với nhau ấy.

Jason thản nhiên nhìn ra cửa sổ:

- Dĩ nhiên là nhớ, thưa sếp!

Cố nén cơn bực bội trong lòng, James nói tiếp:

- Khi tôi giao công việc đó cho anh, anh có thật sự hiểu rõ yêu cầu của tôi không? Anh hãy nói thật cho tôi biết đi.

Jason nhìn James rồi lại nhìn ra cửa sổ:

- Tôi không hoàn toàn hiểu hết những điều ông muốn. Tôi nghĩ có thể mình đã đoán được ý của ông. Nhưng rốt cuộc không phải thế. Vì sao ông lại muốn biết điều đó?

James mỉm cười, cố gắng làm cho buổi nói chuyện bớt căng thẳng và để Jason cũng cảm thấy thoải mái hơn:

- Tôi đã nghĩ về chuyện này rất nhiều, và cố gắng tìm hiểu xem chuyện gì đã xảy ra. Cho tôi hỏi anh một câu. Nếu không hoàn toàn hiểu rõ điều tôi mong muốn, tại sao anh không yêu cầu tôi nói rõ hơn?

- Bởi vì, - Jason đáp, - tôi không muốn ông nghĩ rằng tôi không tập trung, không để tâm đến những điều ông nói. Hơn nữa, tôi khá tự tin rằng mình hiểu được những điều ông muốn. Tôi chỉ không chúý đến những chi tiết đó, cho đến khi ông nói.

- Tôi hiểu rồi, - vừa nói James vừa cọ cọ mấy ngón tay vào cái cằm thô ráp của mình. Anh hiểu Jason sợ rằng sếp sẽ cóấn tượng không tốt với mình nếu thừa nhận rằng mình chưa hiểu ý sếp. Vì thế anh ta đã không yêu cầu James nói rõ hơn mà lại cố tỏ vẻ như đã hiểu mọi chuyện.

- Cảm ơn Jason. Tôi chỉ cần có thế. Cảm ơn sự giúp đỡ của anh.

- Dạ, không có chi. - Jason nói, và xoay lưng bước ra phía cửa, lòng thắc mắc không biết chuyện gì đang xảy ra.

- À còn một điều nữa, Jason. - James vừa nói vừa chìa tay ra.

- Còn gì nữa sao, thưa ông?

- Xin lỗi anh.

Jason chợt cảm thấy vô cùng ngạc nhiên.

- Cảm ơn sếp! - Anh lặng lẽ nói khi bắt tay James.

Khi Jason đi khỏi, James mỉm cười, trong lòng cảm thấy thật nhẹ nhàng. Đã lâu lắm rồi anh không cảm thấy vui như vậy. Anh vừa cười vừa ra khỏi văn phòng, tiến về phía bãi đậu xe. Vừa đi, anh vừa chào tạm biệt những người đồng nghiệp cũng đi về vào lúc đó. Thậm chí anh vẫn còn cười khi về đến nhà và mọi người cũng đáp lại anh bằng những nụ cười thật tươi. Họ cảm thấy hạnh phúc khi lâu lắm rồi mới lại thấy James vui vẻ đến thế.

Ngày hôm sau, James vẫn còn thấy vui. Bắt đầu một ngày mới, anh nhìn lướt qua “núi” hồ sơ trên bàn làm việc rồi phân chia chúng thành từng chồng nhỏ cho các nhân viên cấp dưới trực tiếp của mình và không quên dành ra một chồng nhỏ cho mình.

Sau đó, anh sắp xếp từng chồng hồ sơ theo mức độ phức tạp tăng dần của công việc. Anh quyết định ngay từ hôm nay, anh sẽ giao bớt công việc cho các nhân viên của mình - bắt đầu từ những công việc nhỏ và đơn giản nhất, vì anh biết rằng mình còn phải học rất nhiều mới có thể thực hiện việc giao việc một cách hiệu quả.

James luôn nhắc nhở mình rằng cần phải suy nghĩ thật kỹ trước khi giao việc cho bất kỳ ai. Người đầu tiên phải nắm rõ yêu cầu của những công việc này không ai khác ngoài anh. Chính anh phải biết cụ thể mình mong chờ điều gì? Và đâu là kết quả cần có ?

Do đã chuẩn bị kỹ lưỡng nên James cảm thấy tự tin hơn khi gặp các nhân viên. Anh bước đến chiếc bảng trắng và viết lên phía trước những điều đã ghi hôm qua:

Luôn chuẩn bị kỹ trước khi thực hiện công việc ủy quyền.

Cho đến 5 giờ 30 phút chiều hôm đó, James đã gặp hết từng nhân viên trực tiếp dưới quyền của mình. Anh giải thích rõ với từng người những mong muốn của mình và đề cập cụ thể kết quả mong đợi sẽ phải như thế nào. Anh cũng phân định rõ những lĩnh vực nào được phép linh hoạt sáng tạo và những lĩnh vực nào cần tuân theo khuôn phép định sẵn.

Sau khi giải thích xong từng công việc, anh luôn yêu cầu mỗi nhân viên liệt kê hay lặp lại những gì mà anh đã yêu cầu họ. Đôi lúc, có người hiểu đúng ngay từ đầu. Nhưng cũng có lúc, James phải giải thích lại cho họ dễ hiểu hơn. Và anh vô cùng áy náy khi nhận ra rằng trước đây mình đã giải thích công việc rất mơ hồ, khó hiểu. Vì thế, anh vui vẻ giải thích cho đến khi nào họ hoàn toàn hiểu rõ mới thôi.

Kết quả thật đáng khả quan. Đến cuối tuần, mọi người đều hoàn thành đúng hạn các công việc mà anh đã giao phó. Sự cảm kích và phấn khởi lộ rõ trên khuôn mặt James bởi anh đã trút được một gánh nặng khổng lồ. Không chỉ James mà cả các nhân viên của anh cũng cảm thấy rất vui. Ngày thứ sáu tuần ấy, cả phòng James tràn đầy không khí vui tươi, thoải mái. Riêng James cảm thấy tự hào khi nhìn lại những gì mà anh và các nhân viên đã cùng nhau hoàn thành.

Thậm chí đến vợ James cũng nhận thấy sự khác biệt khi anh về nhà tối hôm ấy. Không chỉ luôn tươi cười, James còn hào hứng hơn khi nói về kỳ nghỉ cuối tuần, một đề tài mà đã lâu cả gia đình anh không hề nhắc đến.

Mọi người trong gia đình của James cảm thấy hoài nghi. Họ không biết tâm trạng tốt đẹp này của anh sẽ tồn tại được bao lâu, nhưng rõ ràng là họ rất thích cảm giác vui vẻ đó.