Chương 5: 3 Vận dụng quy tắc 80/20
3 Vận dụng quy tắc 80/20
“Sẽ không bao giờ bạn cảm thấy thiếu thời gian nếu biết cách sử dụng thời gian hợp lý.”
- Johann Wolfgang Von Goethe
Quy tắc 80/20 có thể được xem là một trong những quy tắc thể hiện đầy đủ nhất bản chất của khái niệm quản lý thời gian và cuộc sống. Quy tắc này còn được gọi là Nguyên tắc Pareto để ghi nhớ “cha đẻ” của nó – nhà kinh tế học người Ý, Vilfredo Pareto. Pareto nhận thấy rằng dường như xã hội được phân chia một cách ngẫu nhiên thành hai nhóm: nhóm thứ nhất được ông gọi là “thiểu số quan trọng” chiếm khoảng 20% dân số, nắm giữ phần lớn tài sản và quyền lực xã hội; và nhóm kia là “đa số phổ thông” với 80% dân số còn lại có cuộc sống bình thường, thậm chí khó khăn. Sau đó, ông còn khám phá ra rằng hầu như mọi hoạt động kinh tế đều bị chi phối bởi quy tắc này. Chẳng hạn, 80% thành quả mà bạn đạt được là do 20% hoạt động của bạn đem lại, 80% doanh số bán hàng chỉ dựa vào sức mua của 20% lượng khách hàng mà bạn đang có, 80% giá trị công việc của bạn có được là nhờ chủ yếu từ 20% những nhiệm vụ mà bạn đang thực hiện, v.v. Điều đó đồng nghĩa với việc nếu bạn đang có một danh sách bao gồm mười nhiệm vụ khác nhau, thì trên thực tế chỉ có hai việc đáng để bạn tập trung công sức vì hai việc đó sẽ có giá trị tương đương, thậm chí lớn hơn, tám công việc kia cộng lại. Có thể nói đây là một khám phá thú vị của Vilfredo Pareto.
Hãy gạt bỏ thói quen thực hiện những nhiệm vụ dễ dàng trước nhất
Những nhiệm vụ có giá trị nhất mà bạn phải thực hiện mỗi ngày bao giờ cũng là những công việc khó khăn và phức tạp nhất. Song bù lại, các khoản thu nhập và phần thưởng mà bạn nhận được sau khi hoàn thành xuất sắc những nhiệm vụ đó sẽ tương xứng với công sức bạn đã bỏ ra. Hơn nữa, đây là những nhiệm vụ có khả năng tạo ra bước đột phá cho công ty cũng như cho cả sự nghiệp tương lai của bạn. Vì thế, hãy kiên quyết gác sang một bên 80% công việc không quan trọng để chuyên tâm vào 20% những nhiệm vụ trọng yếu.
Bất cứ điều gì cũng sẽ trở thành thói quen nếu được lặp đi lặp lại theo thời gian. Do đó, nếu liên tục chọn cách khởi đầu ngày mới bằng những công việc không mấy ý nghĩa, bạn sẽ nhanh chóng quen với những điều đơn giản, dễ dàng. Và khi tiếp nhận những nhiệm vụ phức tạp, bạn sẽ trở nên lúng túng, bối rối, thậm chí mất phương hướng. Bạn hãy khởi đầu từ phần việc khó khăn nhất của bất kỳ mục tiêu quan trọng nào. Tâm trí một khi đã tập trung trọn vẹn vào các mục tiêu quan trọng có thể làm nên những biến chuyển tích cực cho công việc và cuộc sống của bạn.
Chính việc suy nghĩ về sự khởi đầu và kết thúc một nhiệm vụ quan trọng sẽ thúc đẩy bạn vượt qua thói quen trì hoãn trong công việc để tiến lên phía trước. Thực tế cho thấy, lượng thời gian cần thiết để hoàn thành một mục tiêu quan trọng thường không nhiều hơn khoảng thời gian cần để hoàn tất những mục tiêu kém quan trọng. Điểm khác biệt duy nhất là bạn sẽ có được cảm giác tự hào và hài lòng về bản thân sau khi đã hoàn thành xuất sắc một nhiệm vụ lớn lao và có ý nghĩa. Trong khi đó, nếu phải bỏ ra lượng thời gian và công sức tương đương chỉ để hoàn thành một công việc tầm thường, chắc hẳn bạn sẽ không thể nhận ra tiềm năng đích thực của mình cũng như cảm giác thỏa mãn về kết quả đạt được.
Có thể khẳng định rằng kỹ năng quản lý thời gian cũng là kỹ năng quản lý cuộc sống, quản lý bản thân, bởi nó liên quan đến việc kiểm soát trình tự công việc hay sự kiện. Khả năng phân định giữa việc quan trọng và việc không quan trọng chính là chiếc chìa khóa mở cánh cửa thành công cho cuộc sống và sự nghiệp của bạn.
Ngay hôm nay, bạn hãy lên danh sách tất cả những mục tiêu, công việc, dự án và cả trách nhiệm chủ yếu trong cuộc sống của mình, sau đó tìm hiểu xem đâu là 10%-20% nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu nhưng đóng góp đến 80%-90% thành quả mà bạn sẽ đạt được sau này.
Hãy tự nhủ rằng bạn đã sẵn sàng dành thời gian tối đa cho những phần việc tuy ít ỏi nhưng có thể tạo ra bước đột phá cho cuộc đời và sự nghiệp của bạn, thay vì tiêu phí thời gian cho những công việc không hề đem lại lợi ích đáng kể nào.