Chương 6: 4 Tiên liệu kết quả cuối cùng

4 Tiên liệu kết quả cuối cùng

“Thành quả mà các vĩ nhân, những người thành đạt có được ngày hôm nay là xứng đáng vì họ biết tập trung năng lực và sở trường của mình vào một lĩnh vực chuyên biệt.”

- Orison Swett Marden

Đặc điểm nổi bật ở những người có phương pháp tư duy chiến lược chính là khả năng dự đoán chính xác kết quả của những quyết định mình đưa ra. Kết quả dự đoán này là yếu tố then chốt để xác định tầm quan trọng thực tế của công việc hay nhiệm vụ đối với tương lai của bạn và cả của công ty. Phương thức đánh giá công việc trên cơ sở các dự đoán sẽ giúp bạn dễ dàng nhận biết nhiệm vụ quan trọng cần phải thực hiện tiếp theo.

Edward Banfield, giáo sư của Đại học Harvard, sau hơn năm mươi năm nghiên cứu, đã đi đến kết luận rằng viễn cảnh thời gian chính là yếu tố duy nhất có khả năng tiên đoán chính xác những xu hướng vận động và phát triển của nền kinh tế xã hội. Theo ông, vai trò của viễn cảnh thời gian đang dần trở nên quan trọng hơn so với nền tảng gia đình, trình độ học vấn, chủng tộc, trí tuệ, các mối quan hệ hay bất kỳ một chỉ tiêu nào khác, trong việc xác định nấc thang thành công cho cả cuộc đời và sự nghiệp của bạn. Cách bạn quan niệm về thời gian hay “ý thức về thời gian” có tác động rất lớn đến định hướng và lựa chọn tương lai. Những người có tầm nhìn xa thường đưa ra được những quyết định hợp lý hơn so với những người có xu hướng bằng lòng với hiện tại.

Một tầm nhìn chiến lược dài hạn sẽ nâng cao hiệu quả của những quyết định hiện thời

Những người thành đạt luôn có một định hướng tương lai rõ ràng, không chỉ trong ngắn hạn mà còn mở rộng tầm nhìn đến năm, mười hay thậm chí là hai mươi năm sau. Họ phân tích các lựa chọn và hành động hiện tại để chắc chắn rằng chúng phù hợp với tương lai lâu dài mà họ mong muốn.

Trong công việc, khi đã hình dung được rõ ràng điều gì thực sự quan trọng đối với tương lai lâu dài của mình, bạn sẽ dễ dàng đưa ra những quyết định hợp lý và chuẩn xác về những mục tiêu ưu tiên trước mắt. Xét về ý nghĩa thì mục tiêu quan trọng là những mục tiêu có thể mang lại cho bạn những kết quả tích cực có tính chất ổn định và lâu dài trong tương lai. Vì vậy, trước khi bắt tay thực hiện bất cứ công việc gì, bạn hãy nghiêm túc trả lời câu hỏi sau: “Tôi sẽ gặt hái những kết quả nào nếu thực hiện việc này? Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi không chu toàn việc đó?”.

Hành động của ngày hôm nay thường được chi phối và tác động bởi những dự định cho ngày mai

Dự định cho tương lai càng rõ ràng và cụ thể thì ảnh hưởng của chúng lên những hành động ở thời điểm hiện tại càng mạnh mẽ và có sức thuyết phục. Khi đó, bạn dễ dàng hơn trong việc ước lượng mức độ cần thiết của một công việc hiện tại nào đó, đồng thời đảm bảo rằng công việc đó hoàn toàn phù hợp với mục đích sau cùng của bạn.

Những người thành đạt sẵn sàng từ chối lợi ích tạm thời và chấp nhận hy sinh những quyền lợi trước mắt để đổi lấy những phần thưởng xứng đáng hơn gấp nhiều lần mà họ sẽ nhận được sau này. Dennis Waitley, một diễn giả chuyên về chủ đề khích lệ tinh thần làm việc, đã nói: “Kẻ thất bại chỉ biết làm dịu đi sức ép công việc còn người thành công biết cách vượt qua sức ép đó để đạt đến mục tiêu”. Đôi khi, những tác động tích cực đối với tương lai lại đến từ những hoạt động không quá phức tạp như đến công sở đúng giờ, đọc thêm các tài liệu chuyên ngành, tham gia các khóa đào tạo kỹ năng, tập trung vào nhiệm vụ then chốt… Một điều hiển nhiên rằng việc bạn thường xuyên đi làm muộn, đọc báo, thưởng thức cà phê và tán gẫu với đồng nghiệp… có thể mang lại niềm vui và sự thư giãn trong chốc lát, nhưng xét về lâu dài thì điều đó đang từng bước đẩy bạn đến chỗ không hoàn thành nhiệm vụ, mất cơ hội thăng tiến và kéo theo nhiều hậu quả xấu khác.

Ngay khi bạn nhận thấy một công việc hay hoạt động nào đó có thể đem lại những kết quả tích cực trong tương lai, hãy đưa nó lên vị trí ưu tiên hàng đầu và lập tức bắt tay vào thực hiện ngay. Hoặc nếu như bạn phải gánh chịu những hệ quả tiêu cực do không hoàn tất nhanh chóng và xuất sắc một nhiệm vụ nào đó, thì đây cũng là việc cần được xếp vào danh sách ưu tiên. Cho dù nhiệm vụ ấy khó khăn đến mức độ nào, bạn cũng phải hoàn tất nó trước khi chuyển sang những việc khác.

Có thể nói, việc không ngừng suy nghĩ, cân nhắc về kết quả cuối cùng xuất phát từ các lựa chọn, quyết định và hành động của bản thân chính là cách thức hiệu quả để xác định điều gì thực sự quan trọng trong cuộc đời và sự nghiệp của bạn.

Không bao giờ bạn có đủ thời gian để làm tất cả mọi việc, nhưng bạn luôn có đủ thời gian để thực hiện những công việc quan trọng nhất

Có những thời điểm, bạn buộc phải chạy đua với những giây phút cuối cùng của thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ hay dự án quan trọng. Khi ấy, bạn tự tạo áp lực cho bản thân bằng cách làm thêm giờ, thức khuya hay ngủ dậy sớm miễn sao để hoàn tất được công việc và tránh tối đa việc phải đối diện với những hậu quả khôn lường phát sinh do không kịp tiến độ.

Tuy nhiên, có một thực tế không thể phủ nhận rằng đa số mọi người đang làm việc bằng 110% - 130% sức lực và khả năng của mình, nhưng cuối cùng thì khối lượng công việc của người đó dường như ngày càng nhiều hơn. Một cuộc khảo sát gần đây đã làm mọi người bất ngờ khi khẳng định rằng, trung bình mỗi nhân viên phải dành ra từ ba trăm đến bốn trăm giờ tại văn phòng lẫn ở nhà để đọc tài liệu và nghiên cứu các dự án còn dang dở. Nếu chỉ dựa theo kết quả này thì chắc chắn bạn sẽ không thể nào, và không bao giờ, bắt kịp dòng chảy của công việc. Chính vì vậy, tất cả những gì bạn có thể làm là chỉ hoàn thành những mục tiêu thiết yếu và cấp bách nhất, còn những phần việc ít quan trọng hơn sẽ gác lại sau.

Rất nhiều người cho rằng dưới áp lực của thời gian, năng suất làm việc của họ hiệu quả và tích cực hơn. Tuy nhiên kết quả nghiên cứu qua nhiều năm lại khẳng định rằng điều này hiếm khi chính xác. Đôi khi, do sự chểnh mảng và thói quen trì hoãn trong công việc mà mọi người vô tình tự thu ngắn quãng thời gian lẽ ra đủ để thực hiện nhiệm vụ một cách kỹ lưỡng. Hơn nữa, khi phải làm việc dưới áp lực thời gian, con người sẽ chịu nhiều sức ép về tinh thần nên dễ phạm lỗi và thậm chí phải làm lại nhiều phần việc hơn so với trong điều kiện làm việc bình thường. Rất nhiều trường hợp, mọi người cố tình bỏ qua vài sai sót khi đang cố gắng hoàn thành nhiệm vụ trong một thời hạn nghiêm ngặt nào đó. Điều này sẽ dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng và cả các khoản chi phí phát sinh – một trong những nguyên nhân của tình trạng thâm hụt ngân sách sau này. Nếu vẫn tiếp tục giữ thói quen “nước đến chân mới nhảy” và chỉ bắt tay vào việc khi thời hạn cuối cùng đã cận kề, bạn sẽ còn phải mất nhiều thời gian hơn nữa để hoàn thành công việc, thậm chí bạn có thể phải làm lại từ đầu công việc đó.

Bạn hãy thường xuyên sử dụng ba câu hỏi dưới đây như những điểm tựa để điều chỉnh bản thân, nhằm đảm bảo sao cho các nhiệm vụ quan trọng nhất luôn được hoàn thành đúng thời hạn dự tính:

“Công việc quan trọng nhất của tôi là gì?” hay “Công việc nào có tác động tích cực nhất đến cuộc sống của tôi?”. Câu hỏi này đóng vai trò quan trọng nhất. Trước hết, bạn hãy suy nghĩ để tìm ra câu trả lời. Sau đó, bạn có thể tham khảo ý kiến của cấp trên hoặc thảo luận với đồng nghiệp và nhân viên dưới quyền. Bạn cũng có thể trò chuyện với gia đình và bạn bè để lắng nghe cách nhìn nhận của họ. Những quan điểm, ý kiến của người khác là một lăng kính khách quan để bạn “nhìn” rõ những công việc có ý nghĩa nhất của mình. Cuối cùng, bạn hãy mạnh dạn gạt sang một bên những việc linh tinh và bắt tay vào thực hiện những nhiệm vụ quan trọng nhất đã được xác định và có thể mang lại những đóng góp giá trị cho công ty, cho gia đình, cũng như cho cả cuộc đời bạn sau này. Như Goethe đã từng nói: “Đừng bao giờ phó mặc những việc hệ trọng nhất để làm những việc vô nghĩa nhất”.

“Công việc nào sẽ thực sự tạo ra bước đột phá nếu tôi, và chỉ mình tôi, hoàn thành xuất sắc?”. Tác giả của câu hỏi này là Peter Drucker – một nhà tư tưởng lớn trong lĩnh vực quản trị kinh doanh. Câu hỏi này đề cập đến những nhiệm vụ mà chỉ có bạn mới thực hiện được. Không ai có thể đảm nhiệm việc đó thay bạn. Một khi bạn hoàn thành một cách xuất sắc, thành tựu mà bạn đạt được sẽ thực sự mở ra nhiều viễn cảnh tương lai tốt đẹp. Vậy bạn hãy thử nghĩ xem đó là công việc gì, là mục tiêu, nhiệm vụ nào trong sự nghiệp của bạn?

“Tôi nên sử dụng quỹ thời gian hiện nay của mình như thế nào để hợp lý?”. Câu hỏi này phản ánh vấn đề cốt lõi của kỹ năng quản lý thời gian. Câu trả lời của bạn có thể được xem như phương thuốc hiệu nghiệm giúp bạn chiến thắng căn bệnh trì trệ để trở thành người luôn làm việc với năng suất cao.

Càng trả lời cụ thể và chính xác cho ba câu hỏi trên, bạn sẽ càng dễ dàng xác lập trình tự ưu tiên cho những công việc có giá trị nhất mà bạn cần làm trong thời điểm hiện tại.

Thời gian luôn trôi đi theo vòng quay bất tận và không bao giờ dừng lại để chờ đợi bất kỳ ai. Vì thế, câu hỏi lớn nhất mà bạn cần giải đáp là: bạn nên sử dụng quỹ thời gian của mình như thế nào để hiệu quả và cái đích bạn phải đạt đến sau mỗi tuần, mỗi tháng là gì. Đích đến này có thể đóng vai trò đối trọng để bạn so sánh, dự liệu và xem xét các kết quả có thể nhận được từ những công việc hiện tại.

Hãy định kỳ rà soát lại danh sách các nhiệm vụ, hoạt động và dự án. Bạn phải thường xuyên tự vấn bản thân rằng: “Dự án hay công việc nào mà nếu được hoàn thành một cách nhanh chóng và xuất sắc, sẽ tác động tích cực và mạnh mẽ hơn cả đến cuộc sống của mình?”.

Cho dù đó là công việc gì, miễn là nó có giá trị hữu ích cho cuộc sống sau này của bạn, thì bạn hãy biến nó thành một mục tiêu ưu tiên, lập kế hoạch hành động và lập tức bắt tay thực hiện. Mỗi khi cảm thấy chùn bước, hãy nhớ đến câu nói của đại thi hào người Đức, Goethe (1749 - 1832), “Hãy bắt đầu và nuôi dưỡng tâm hồn bằng nhiệt huyết. Cứ kiên trì, rồi mọi nhiệm vụ sẽ hoàn thành!”.