Chương 7: 5 Xử lý hiệu quả những công việc có giá trị thấp
5 Xử lý hiệu quả những công việc có giá trị thấp
“Bạn hãy lập kế hoạch một ngày làm việc thật chi tiết, trong đó ưu tiên hoàn tất những phần việc tương đối đơn giản ngay trong buổi sáng. Phần thời gian còn lại trong ngày, hãy nhanh chóng triển khai thực hiện những nhiệm vụ quan trọng và theo đuổi chúng đến khi hoàn thành.”
- Boardroom Reports
Có thể nói, kỹ năng xử lý hiệu quả những công việc có giá trị thấp là một trong những kỹ năng làm việc cá nhân hiệu quả nhất. Thật vậy, trong cuộc sống với bộn bề công việc, với nghĩa vụ của tổ chức và cá nhân, bạn sẽ không thể nào thực hiện được tất cả mọi việc mà bạn phải làm và muốn làm. Bạn buộc phải tạm gác lại một số công việc nào đó. Lời khuyên hữu ích nhất dành cho bạn trong trường hợp này là nên bỏ qua “những chú ếch con” để dành thời gian và công sức giải quyết “những con ếch to lớn và xấu xí nhất”.
Yếu tố tạo nên khác biệt chủ yếu giữa những người làm việc hiệu quả và những người bình thường khác chính là cách lựa chọn những phần việc nên để lại. Trong khoảng thời gian giới hạn, bạn hãy ưu tiên chọn những phần việc quan trọng và tạm bỏ qua những phần việc có giá trị thấp. Bạn có thể trì hoãn, thuê nguồn lực bên ngoài thực hiện, giao phó cho cấp dưới, thậm chí trong một số trường hợp bạn nên cương quyết loại bỏ hẳn khi xét thấy đó là những việc không đóng góp gì cho sự nghiệp và cuộc sống của bạn.
Bạn chỉ có thể kiểm soát quỹ thời gian và cuộc sống của mình khi biết chấm dứt những công việc mang lại giá trị thấp
Một trong những ngôn từ có sức mạnh hơn cả trong lĩnh vực quản lý thời gian là “Không”. Bạn hãy kiên quyết nói “Không” trước những việc không mang lại giá trị tích cực nào cho bản thân hay cho người khác. Hãy biết từ chối công việc đúng lúc và hợp lý vì thực sự, bạn không có đủ thời gian dành cho việc đó. Mỗi khi chuyển sang một công việc mới, bạn cần phải hoàn tất hay tạm ngưng những việc còn dang dở, hay nói cách khác, muốn lấy một vật mới, bạn phải đặt vật đang cầm trên tay xuống.
Kỹ năng xử lý những công việc có giá trị thấp đòi hỏi sự cân nhắc thận trọng và có ý thức. Rất nhiều người trì hoãn công việc và nhiệm vụ của mình theo cách gần như vô thức, không hề suy nghĩ hay băn khoăn gì. Kết quả là họ có thể bỏ qua cả những nhiệm vụ lớn lao, phức tạp và quan trọng – những nhiệm vụ mà nếu không được thực hiện có thể kéo theo những tác động tiêu cực đến cuộc đời và sự nghiệp của họ. Bạn hãy cố gắng tránh không để mình bị cuốn vào xu hướng này bằng cách xây dựng thói quen thường xuyên rà soát lại công việc và nhiệm vụ của mình để sàng lọc những phần việc vừa tốn kém thời gian và sức lực, vừa không gây ra những tổn thất nghiêm trọng nếu bạn bỏ qua.
Nhân đây, tôi muốn kể cho các bạn nghe câu chuyện về một người bạn của tôi. Từ hồi còn trẻ, anh ta từng là một người say mê chơi golf đến nỗi tuần nào anh ta cũng phải dành ba đến bốn buổi để đến sân golf và mỗi lần như thế thường kéo dài từ ba đến bốn giờ liên tiếp. Tất nhiên, đối với một người còn trẻ và không vướng bận gia đình thì chuyện này là điều bình thường. Vài năm sau, anh ta mở công ty riêng và bắt đầu công việc kinh doanh. Rồi anh lập gia đình và có hai con. Tuy nhiên, anh vẫn duy trì thói quen chơi golf ba bốn lần một tuần mà vô tình không nhận ra rằng cả công ty cũng như gia đình riêng cần đến sự quan tâm của anh nhiều hơn nữa. Cho đến một ngày anh gặp thất bại trong kinh doanh và chịu đựng những mâu thuẫn nơi gia đình, anh mới chợt hiểu rằng chính việc dành quá nhiều thời gian để theo đuổi môn thể thao mình yêu thích là nguyên nhân của mọi vấn đề. Sau cùng, anh quyết tâm hạn chế thói quen chơi golf của mình và từng bước đưa cuộc sống trở lại thế cân bằng.
Từ ví dụ này, chắc chắn bạn sẽ rút ra được nhiều điều ý nghĩa cho bản thân. Bạn có thể bắt đầu bằng việc giảm bớt thời gian ngồi trước tivi hay tán gẫu với bạn bè và dành khoảng thời gian đó để chăm sóc gia đình, đọc sách báo, luyện tập thể thao hay làm một việc gì đó để làm cuộc sống có ý nghĩa hơn. Trong công việc, bạn hãy thử chia sẻ trách nhiệm cho nhân viên cấp dưới. Điều này không những giúp bạn có thời gian chuyên tâm hơn cho những mục tiêu thực sự có giá trị, mà còn giúp cấp dưới có cơ hội thử thách năng lực của họ.
Hãy luyện tập kỹ năng xử lý những công việc có giá trị thấp nhằm tìm kiếm và điều chỉnh lại các mục tiêu kém ưu tiên ở từng thời điểm thích hợp, bởi vì quyết định này có thể ảnh hưởng đáng kể đến thành công sau này của bạn.
Bạn hãy luyện tập phương pháp tư duy dựa trên cơ sở số 0 và vận dụng nó trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Hãy tự hỏi bản thân: “Giả sử bây giờ tôi vẫn chưa làm việc đó, trong khi đã dự liệu được các kết quả, thì liệu giờ đây tôi có làm lại việc đó không?”.
Hãy cân nhắc và đánh giá mọi hoạt động của bạn từ trước đến nay dựa trên điều kiện, hoàn cảnh mà bạn đang sống, sử dụng “thước đo” mà bạn đang có để đo lường giá trị của những công việc bạn đã hoàn tất. Nếu có việc gì đó bạn không phải làm lại lần nữa và đã đoán trước được các hệ quả tương đối của nó, thì đó chính là lựa chọn đầu tiên mà bạn nên xem xét để loại bỏ hoặc tạm gác lại một cách sáng tạo và thông minh.