Khác Biệt Để Bứt Phá
Chương 5: Năng suất
Chương 5: Năng suất
Ảo tưởng về sự đồng thuận
Thế giới kinh doanh trở nên bừa bộn với các loại giấy tờ chết. Những thứ đó chẳng có tác dụng gì ngoài việc làm lãng phí thời gian của con người. Những bản báo cáo chẳng ai thèm đọc, những biểu đồ chẳng ai ngó ngàng tới và những bản mô tả chẳng bao giờ giống với thành phẩm. Những thứ này phải tốn rất nhiều thời gian để tạo ra, nhưng chỉ sau vài giây là bị quên lãng.
Nếu bạn cần phải giải thích một điều gì đó, hãy cố gắng hiện thực hóa nó. Thay vì mô tả vẻ bề ngoài, hãy vẽ nó ra. Thay vì giải thích âm thanh như thế nào, hãy ngâm nga nó. Hãy làm bất cứ điều gì có thể để loại bỏ các vỏ bọc trừu tượng.
Vấn đề của những thứ trừu tượng (như là các bản báo cáo, hay giấy tờ) đó là chúng tạo ra ảo tưởng về sự đồng thuận. Một trăm người có thể đọc những từ như nhau, nhưng trong đầu, họ lại đang tưởng tượng ra một trăm thứ khác nhau.
Đó là lý do tại sao bạn nên hiện thực hóa mọi việc ngay lập tức. Chỉ có như thế thì bạn mới thấu hiểu thực sự. Giống như khi chúng ta đọc về các mô tả đặc điểm ngoại hình trong một cuốn sách, mỗi người chúng ta sẽ có những hình dung khác nhau. Chỉ khi thực sự nhìn thấy người được mô tả ở ngoài, lúc đó tất cả chúng ta mới biết được chính xác người đó trông như thế nào.
Khi hãng hàng không Alaska muốn xây một sân bay mới, họ đã không dựa vào các bản vẽ và bản phác thảo. Họ dùng một nhà kho và dùng các hộp giấy cứng để bố trí mô hình các bục, ki-ốt và vành đai. Rồi đội ngũ nhân viên tiến hành xây một mô hình nhỏ ở hải cảng để kiểm tra các hệ thống với hành khách và nhân viên thật. Thiết kế được tạo ra từ quy trình thực tế giảm đáng kể thời gian chờ đợi và gia tăng năng suất của hãng.
Sam Maloof, một thợ thủ công nội thất lành nghề người Mỹ, cảm thấy không thể nào vẽ ra một bản vẽ thể hiện được hết các chi tiết tinh vi và phức tạp của một chiếc ghế dựa hay ghế đẩu. Ông bảo: “Rất nhiều lần tôi không biết chi tiết đó trông như thế nào cho đến khi tôi cầm cái đục trên tay”.
Đó là con đường mà tất cả chúng ta nên đi. Hãy cầm lấy cây đục và bắt đầu tạo nên một thứ gì đó có thật. Những thứ khác chỉ tổ làm chúng ta sao lãng mà thôi.
Lý do để từ bỏ
Cặm cụi thực hiện những việc mà bạn nghĩ phải làm thì rất dễ. Còn việc ngừng lại và hỏi tại sao mình làm thì lại khó khăn hơn rất nhiều. Bạn sẽ tìm ra đâu là những việc thực sự quan trọng qua những câu hỏi sau:
Tại sao bạn lại làm việc này? Đã bao giờ bạn nhận ra mình đang làm một điều gì đó mà không hề biết chính xác để làm gì? Bạn làm chỉ vì có người bảo bạn hãy làm thế. Việc này khá phổ biến. Đó là lý do tại sao việc tự hỏi bản thân mình làm việc đó để làm gì là rất quan trọng. Việc đó nhằm mục đích gì? Ai sẽ được hưởng lợi? Động cơ phía sau là gì? Biết được câu trả lời sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về bản chất công việc.
Bạn đang giải quyết vấn đề gì? Vấn đề ở đây là gì? Khách hàng gặp rắc rối? Bạn gặp rắc rối? Có điều gì không rõ ràng? Có điều gì trước đây là không thể, nhưng bây giờ lại có thể? Đôi khi, ngay lúc tự hỏi mình, bạn sẽ phát hiện ra mình đang giải quyết một vấn đề tưởng tượng. Đó là lúc bạn nên dừng và nhìn lại những việc đang làm.
Điều này có thực sự hữu ích? Bạn đang tạo ra một thứ gì đó hữu ích hay chỉ đơn thuần tạo ra thứ đó thôi? Đôi khi chơi đùa một chút và tạo ra một món hay hay cũng chẳng hại gì. Nhưng dần dần, bạn phải dừng lại và tự hỏi bản thân xem thứ bạn tạo ra có ích hay không. Những cái hay hay mà vô dụng rồi cũng lụi tàn. Còn những thứ hữu ích thì không bao giờ như thế.
Bạn có đang gia tăng giá trị? Thêm một thứ thì dễ nhưng thêm giá trị thì không. Liệu điều bạn đang thực hiện có thực sự làm tăng giá trị sản phẩm hơn đối với khách hàng? Họ có hưởng lợi nhiều hơn so với trước hay không? Đôi khi có những thứ bạn cho là làm gia tăng giá trị, nhưng thực ra chúng lại làm giảm giá trị. Quá nhiều nước xốt sẽ làm hỏng món chiên. Giá trị đòi hỏi sự cân bằng.
Điều này có làm thay đổi hành vi? Những gì bạn đang làm có thực sự thay đổi điều gì không? Đừng thêm vào thứ gì nếu nó không có tác động thực sự lên cách mà mọi người sử dụng sản phẩm của bạn.
Có cách nào dễ dàng hơn? Bất cứ khi nào bạn làm việc gì, hãy hỏi: “Có cách nào dễ hơn không?”. Thường thì cách mà bạn vừa phát hiện ra sau khi đặt câu hỏi đó sẽ hiệu quả hơn cách bạn đang áp dụng. Các vấn đề thường khá đơn giản. Chúng rắc rối là do chúng ta tưởng tượng ra mà thôi.
Bạn có thể làm gì thay thế? Bạn không thể làm việc này bởi đang bận làm việc kia? Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ có nguồn lực hạn chế khi mà việc sắp xếp thứ tự ưu tiên trở nên tối quan trọng. Nếu bạn làm việc A, liệu bạn có thể vẫn làm cả việc B và C kịp tiến độ không? Nếu không, bạn có muốn dành ưu tiên cho B và C, thay vì A không? Nếu bạn bị mắc kẹt việc gì đó trong một thời gian dài, nghĩa là bạn còn nhiều việc khác chưa thể hoàn thành.
Có đáng làm? Những gì bạn đang làm có thực sự xứng đáng? Cuộc họp có đáng để kéo sáu người ra khỏi công việc của họ trong vòng một tiếng đồng hồ? Việc này có đáng để bạn thức trắng đêm hay cứ để mai rồi giải quyết? Bài báo của đối thủ có đáng để bạn căng thẳng? Có đáng để chi tiền cho quảng cáo? Hãy quyết định giá trị thực của những gì bạn sắp làm trước khi quyết tâm hành động.
Hãy chất vấn bản thân (và người khác) những câu hỏi nêu trên. Bạn không cần phải biến nó thành một quy trình bắt buộc, nhưng cũng đừng hời hợt với nó.
Cũng đừng quá rụt rè với các kết luận của mình. Đôi khi từ bỏ những gì bạn đang thực hiện là một động thái đúng đắn, thậm chí dù bạn đã nỗ lực vì nó rất nhiều. Đừng tiếp tục lãng phí thời gian quý báu cho những việc không hiệu quả.
Sự quấy rầy: kẻ thù của năng suất
Nếu bạn liên tục phải thức khuya và làm việc vào ngày cuối tuần, thì đó không phải là vì có quá nhiều công việc phải làm, mà là vì bạn chưa hoàn thành đủ công việc ở công sở. Và nguyên nhân của việc này chính là sự quấy rầy.
Hãy thử nghĩ xem: khi nào bạn hoàn thành nhiều việc nhất? Nếu bạn giống với đa số mọi người, thì đó là vào buổi tối hoặc lúc sáng sớm. Đây không phải là ngẫu nhiên, mà là vào những thời điểm này, không có ai khác ở quanh bạn.
Vào lúc hai giờ chiều, mọi người thường hội họp, hoặc trả lời e-mail, hoặc trò chuyện với đồng nghiệp. Những cuộc tán gẫu này trông có vẻ vô hại, nhưng thực ra chúng là chất ăn mòn năng suất làm việc. Quấy rầy không phải là sự cộng tác; nó chỉ là sự quấy rầy mà thôi. Và khi bạn bị quấy rầy, bạn không thể hoàn thành được công việc.
Sự quấy rầy chia nhỏ ngày làm việc của bạn thành những khoảng thời gian làm việc ngắn. Cứ bốn mươi lăm phút bạn lại có một cuộc điện thoại. Sau mười lăm phút, bạn đi ăn trưa.
Một giờ sau, bạn có một cuộc họp. Trước khi bạn kịp nhận biết thì đồng hồ đã chỉ năm giờ và bạn chỉ còn vài giờ đồng hồ để hoàn tất công việc. Bạn không thể làm được việc gì ra trò khi cứ liên tục bắt đầu, ngừng lại, bắt đầu, rồi lại ngừng lại.
Thay vì như thế, bạn nên lui vào chốn riêng tư một mình. Thời gian ở một mình chính là lúc bạn làm việc có hiệu quả nhất. Khi không phải nghĩ chuyện nọ xọ chuyện kia, bạn sẽ hoàn tất được cả núi việc.
Rút lui vào chốn riêng đòi hỏi thời gian và phải tránh mọi sự quấy rầy. Việc này giống như giấc ngủ đầy mộng mị vậy. Bạn không ngả lưng xuống là nằm mơ. Bạn ngủ trước và rồi chìm dần vào giấc mộng. Bất cứ sự quấy rầy nào cũng buộc bạn bắt đầu lại từ đầu. Và lúc bạn mơ là lúc đã thật sự say giấc. Chốn riêng là nơi mà bạn dồn hết tâm trí để làm việc và lúc đó, năng suất làm việc của bạn đạt đến đỉnh cao.
Bạn có thể lập ra nguyên tắc nơi công sở là bạn sẽ có riêng nửa ngày được ở một mình. Hãy dành buổi sáng hoặc buổi chiều làm thời gian riêng tư của bạn; hoặc ấn định một ngày nào đó trong tuần là ngày yên lặng. Hãy đảm bảo khoảng thời gian đó sẽ không bị phá vỡ để tránh những quấy rầy làm ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
Và hãy tuân thủ những gì mình đề ra. Một khoảng thời gian riêng tư thành công có nghĩa là không có những giao tiếp không mong muốn. Trong suốt thời gian ở một mình, đừng xem tin nhắn, nghe điện thoại, hay họp hành. Hãy ngậm miệng lại và tập trung làm việc. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy mình làm được nhiều việc hơn đến mức nào.
Nếu như bạn giao tiếp, hãy cố gắng sử dụng các công cụ giao tiếp thụ động, không đòi hỏi bạn phải trả lời ngay lập tức (như e-mail), thay vì những công cụ quấy rầy bạn (như điện thoại và các cuộc họp). Bằng cách đó, mọi người có thể trả lời vào những lúc thích hợp đối với họ, thay vì bị ép buộc phải dẹp bỏ tất cả mọi việc ngay lập tức.
Nếu ngày làm việc của bạn bị vây hãm bởi vô số sự quấy rầy, hãy kiên quyết đấu tranh chống lại chúng.
Họp hành là độc dược
Họp hành là độc dược. Đây là lý do tại sao:
• Những cuộc họp thường bao gồm từ ngữ và các khái niệm trừu tượng chứ không phải người thật việc thật
• Các cuộc họp thường lái sang những chuyện ngoài lề
• Hội họp đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo mà hầu hết mọi người không có thời gian để thực hiện
• Có quá nhiều chương trình nhồi nhét trong cuộc họp đến nỗi không ai thực sự biết rõ về mục tiêu của cuộc họp
• Trong mỗi cuộc họp thường xuất hiện ít nhất một kẻ ngớ ngẩn, người chắc chắn gây lãng phí thời gian của mọi người bằng những lời phát biểu vô nghĩa
• Họp hội có khả năng sinh sôi. Một cuộc họp sẽ dẫn đến một cuộc họp khác, rồi một cuộc họp khác nữa, và cứ như thế…
Rủi thay, các cuộc họp thường được lên lịch như chương trình truyền hình vậy. Bạn dành riêng ba mươi phút để chuẩn bị cho cuộc họp chỉ vỏn vẹn mười phút. Quá tệ! Nếu chỉ cần tốn có mười phút để đạt được mục tiêu của cuộc họp thì tốt nhất là chỉ nên dành bấy nhiêu đó thời gian thôi. Đừng kéo lê cuộc họp mười phút thành ba mươi phút.
Khi nghĩ kỹ về việc này, bạn sẽ nhận thấy cái giá thực sự của việc họp hành thật đáng kinh ngạc. Giả sử bạn sắp lên lịch một cuộc họp kéo dài một tiếng đồng hồ và bạn mời mười người tham dự. Đó thực ra là một cuộc họp mất mười tiếng đồng hồ, chứ không phải một tiếng. Bạn đang đánh đổi mười giờ năng suất làm việc để lấy một giờ hội họp. Và có lẽ là khoảng thời gian thực sự tiêu tốn là mười lăm tiếng đồng hồ, bởi vì còn phải tính đến thời gian hao hụt khi mọi người phải chuyển tâm trí mình từ việc này sang việc khác: ngừng công việc đang làm, đến một nơi nào khác để họp, rồi quay trở về với công việc dang dở trước đó.
Như vậy, việc đánh đổi mười hoặc mười lăm giờ năng suất làm việc để lấy một giờ hội họp có gọi là ổn? Có lẽ cũng thỉnh thoảng. Nhưng đó là cái giá quá đắt. Đánh giá trên nền tảng chi phí đơn thuần, những cuộc họp ở quy mô như thế nhanh chóng trở thành những món tiêu sản chứ không phải tài sản. Hãy nghĩ đến thời gian mà bạn đang thực sự đánh mất và tự vấn bản thân xem liệu nó có thực sự xứng đáng.
Nếu bạn quyết định rằng các bạn chắc chắn phải hội họp, thì hãy cố gắng làm cho cuộc họp thật hiệu quả, chứ không phải họp là hành, bằng cách tuân theo những quy luật đơn giản:
• Hãy đặt đồng hồ báo giờ; chuông reo là kết thúc
• Mời càng ít người tham dự càng tốt
• Luôn có một chương trình làm việc rõ ràng
• Hãy bắt đầu với một vấn đề cụ thể
• Họp ngay tại nơi mà vấn đề nảy sinh thay vì trong một phòng họp. Hãy nhắm vào việc thật và đề nghị những thay đổi thật
• Kết thúc cuộc họp với một giải pháp và giao nhiệm vụ cho một người cụ thể để triển khai giải pháp đó
Vừa tốt là được
Nhiều người rất thích giải quyết vấn đề bằng các giải pháp phức tạp. Việc uốn nắn “cơ bắp trí não” có thể khiến bạn say sưa, khiến mỗi lúc bạn càng tìm những thử thách lớn hơn, bất luận nó có hiệu quả hay không.
Sao bạn không thử tìm đến giải pháp judo(7), một giải pháp giúp bạn đạt hiệu quả tối đa với nỗ lực tối thiểu? Bạn sẽ gặt hái thành quả cao nhất với ít công sức nhất. Bất cứ khi nào gặp trở ngại, hãy tìm cách đơn giản nhất và dễ dàng nhất để vượt qua.
(7) Judo: môn võ của Nhật. Lý thuyết chủ đạo của môn võ này là dùng nhu chế cương, dùng thế và lực bẩy để quật ngã được đối phương to khỏe hơn mà không cần tốn nhiều sức lực.
Mấu chốt của việc này là bạn phải hiểu rằng hầu hết các vấn đề đều có giải pháp. Giả sử thử thách của bạn là có được tầm nhìn của loài chim, nếu vậy bạn có thể nghĩ đến việc leo lên đỉnh Everest. Đó là một giải pháp đầy tham vọng. Nhưng bạn cũng có thể đi thang máy lên một cao ốc. Đó chính là giải pháp judo.
Phần lớn các vấn đề thường có những giải pháp đơn giản. Điều đó có nghĩa là chẳng có kỳ công nào cả. Bạn không cần phải thể hiện các kỹ năng đáng kinh ngạc của mình. Bạn chỉ cần tạo dựng một điều gì đó để hoàn tất công việc và rồi tiếp tục tiến tới. Bạn có thể cảm thấy những phương pháp này không thú vị, nhưng nó giúp bạn đạt được kết quả tốt hơn.
Khi cái vừa đủ tốt có thể giúp bạn hoàn thành công việc, hãy thực hiện nó. Đó là cách khôn ngoan hơn nhiều so với việc lãng phí tài nguyên. Nếu bạn không kham nổi giải pháp phức tạp, kết quả còn tệ hại hơn vì bạn sẽ chỉ giậm chân tại chỗ. Hãy ghi nhớ, bạn thường có thể biến cái vừa tốt thành cái tuyệt vời sau này.
Tốc chiến tốc thắng
Sự tăng trưởng tiếp sức động lực. Không lên được nấc thang kế tiếp, làm sao bạn có thể đứng trên nấc thang trên cùng. Không có sự khích lệ từ những việc mình đang làm, bạn khó mà làm tốt mọi thứ.
Cách tạo ra đà tăng trưởng là hoàn thành một việc rồi chuyển sang việc kế tiếp. Chẳng ai muốn bị mắc kẹt ở một dự án bất tận không có ngày kết thúc. Bị mắc kẹt trong một hào sâu suốt chín tháng trời mà chẳng làm nên trò trống gì thì quả là khổ hình. Dần dần, nó sẽ khiến bạn kiệt sức. Để giữ ổn định đà tăng trưởng và nguồn động lực của mình, hãy tập thói quen đạt được những chiến thắng nhỏ dọc đường; thậm chí chỉ một sự cải thiện tí hon cũng có thể tạo ra đà tăng trưởng tốt.
Một việc càng kéo dài, bạn sẽ càng khó lòng hoàn tất.
Sự hào hứng đến từ việc tạo ra một thứ và để cho khách hàng đánh giá nó ngay tắp lự. Lên thực đơn cho cả năm nghe quá nhàm chán. Đưa ra ngay một thực đơn mới, phục vụ thức ăn nóng sốt và nhận lại phản hồi sẽ thú vị hơn nhiều. Vì thế, đừng đợi quá lâu; nếu không bạn sẽ dập tắt ngọn lửa nhiệt huyết của mình nếu bạn làm như vậy.
Nếu bạn thực sự phải tiến hành một dự án dài hạn, hãy cố gắng dành ra một ngày trong tuần (hoặc ít nhất là một ngày trong hai tuần) để ăn mừng những chiến thắng nhỏ và tạo ra niềm hăng hái để bước vào trận đánh tiếp theo. Ăn mừng thành công nhỏ cũng là dịp bạn loan báo những thông tin tốt đẹp. Và tất nhiên, bạn luôn muốn có một dòng chảy liên tục những thông tin tốt đẹp như thế. Khi có việc gì mới để tuyên bố sau mỗi hai tuần, bạn sẽ tiếp thêm nghị lực cho các cộng sự và mang đến sự hào hứng cho khách hàng.
Vì vậy, hãy hỏi bản thân: “Chúng ta có thể làm được gì trong vòng hai tuần?”. Rồi hãy thực hiện nó. Hãy đưa sản phẩm ra thị trường để mọi người dùng thử, nếm thử, hoặc chơi thử. Sản phẩm càng đến tay các khách hàng nhanh bao nhiêu, bạn sẽ càng phấn chấn bấy nhiêu.
Đừng làm anh hùng
Nhiều lúc, thà làm kẻ bỏ cuộc còn tốt hơn là làm anh hùng.
Ví dụ, bạn cho là mình có thể hoàn thành một công việc nào đó trong vòng hai tiếng. Nhưng sau khi bỏ ra bốn tiếng đồng hồ, bạn vẫn chỉ mới làm xong một phần tư công việc. Theo bản năng tự nhiên, bạn sẽ nghĩ: “Mình không thể nào bỏ cuộc vào lúc này. Mình dành cả bốn tiếng đồng hồ cho việc này rồi!”.
Thế là bạn ứng xử theo kiểu anh hùng. Bạn quyết tâm phải làm cho bằng được (và hơi xấu hổ vì thật ra mọi thứ chẳng tiến triển gì). Bạn giam mình trong một thế giới riêng, tách biệt hẳn với mọi người.
Đôi khi, kiểu nỗ lực ấy khiến bạn cảm thấy quá tải. Nhưng hãy nghĩ xem, liệu có đáng hay không? Có lẽ là không. Công việc đáng làm khi bạn nghĩ nó chỉ tốn có hai tiếng đồng hồ, chứ không phải mười sáu tiếng. Trong mười sáu tiếng đồng hồ, bạn có thể hoàn thành một mớ công việc khác. Hơn nữa, bạn tách mình khỏi mọi người - việc này có thể khiến bạn đi sai đường. Ngay cả các anh hùng đôi khi cũng cần nghe ý kiến phản hồi từ người khác.
Chúng tôi từng trực tiếp nếm trải chuyện này. Thế nên chúng tôi cùng thống nhất nếu phải mất trên hai tuần để thực hiện một việc nào đó, chúng tôi sẽ nhờ người khác xem giúp. Có thể họ chẳng nhúng tay vào công việc, nhưng ít nhất họ có thể nhanh chóng xem xét và góp ý giúp chúng tôi. Đôi khi, giải pháp hiển hiện ngay trước mắt song bạn chẳng hề trông thấy.
Hãy nhớ, bỏ cuộc đôi lúc trở thành giải pháp tối ưu. Mọi người thường đánh đồng từ bỏ là thất bại, song đôi lúc đó chính xác là những gì mà bạn nên làm. Nếu bạn đã tiêu tốn quá nhiều thời gian vào một việc không đáng, hãy từ bỏ nó. Đương nhiên bạn không thể lấy lại khoảng thời gian đã mất, nhưng nếu bạn tiếp tục lãng phí thêm thời gian vào việc mà bạn không thể đảm đương thì càng tệ hại hơn nhiều.
Ngủ đủ giấc
Bỏ ngủ là một ý tồi. Dĩ nhiên là bạn sẽ có thêm nhiều thời gian trống vào ngay lúc này, nhưng bạn sẽ phải trả giá đắt về sau. Bạn hủy hoại sức sáng tạo, tinh thần và sự minh mẫn của chính mình.
Thỉnh thoảng, bạn có thể thức thâu đêm nếu cần thiết. Nhưng đừng biến việc đó thành thói quen. Nếu cứ “chong mắt” đêm này sang đêm khác, bạn sẽ phải gánh lấy hàng núi hậu quả:
Lạc lối: Khi kiệt sức, bạn sẽ chọn “bừa” một hướng đi mà chẳng cần cân nhắc thiệt hơn. Đích đến lúc đó là một ảo ảnh và rốt cục bạn sẽ lang thang vô định trong sa mạc mà không tìm lối thoát.
Thiếu sáng tạo: Sự sáng tạo là một trong những thứ đầu tiên nói lời từ giã khi bạn mất ngủ. Điểm khác biệt giữa những người làm việc hiệu quả gấp mười lần người thường không phải là họ làm việc chăm chỉ gấp mười lần, mà là họ sử dụng óc sáng tạo để tìm ra giải pháp chỉ tốn một phần mười công sức.
Sụt giảm tinh thần: Khi không làm việc hết công suất, não bộ chỉ thích những công việc đơn giản, có tính chất giải trí như xem tivi hay đọc báo. Sự mệt mỏi khiến bạn mất đi động lực giải quyết những vấn đề lớn lao.
Dễ cáu kỉnh: Một khi mất hết sức lực, bạn sẽ dễ đánh mất tính kiên nhẫn và lòng vị tha. Bạn cũng sẽ dễ bực dọc, cáu gắt và ứng xử thiếu khôn ngoan. Nếu bạn gặp phải một người hay xử sự nông nổi, rất có thể người đó đang chịu chứng thiếu ngủ.
Đây chỉ là một số hậu quả mà bạn phải gánh chịu khi không ngủ đủ giấc. Thế nhưng, nhiều người vẫn còn xem nhẹ chứng thiếu ngủ. Họ thậm chí còn đi khoe khoang là mình mệt mỏi như thế nào. Đừng ấn tượng về điều đó! Họ sẽ sớm lãnh hậu quả thôi.
Những ước lượng của bạn trật lất
Tất cả chúng ta đều là những nhà ước lượng kinh khủng. Chúng ta cho là mình biết sẽ mất bao lâu để thực hiện một việc gì đó, trong khi thực sự chẳng biết gì. Chúng ta nhìn diễn biến của mọi việc dựa trên kịch bản tươi sáng nhất, mà không lường đến bất kỳ sự trì hoãn nào. Thực tế chẳng bao giờ đúng như vậy cả.
Đó là lý do tại sao các ước lượng trong nhiều tuần, nhiều tháng và nhiều năm chỉ là chuyện tưởng tượng. Sự thật là bạn không biết trước điều gì sẽ xảy ra trong tương lai.
Đã bao nhiêu lần bạn nghĩ ghé ngang cửa hàng tạp hóa chỉ tốn vài phút, rồi hóa ra mất đứt cả tiếng đồng hồ? Rồi bạn có nhớ việc dọn dẹp nhà kho làm mất cả ngày trời chứ không phải chỉ vài giờ như bạn nghĩ? Hoặc đôi khi mọi việc diễn ra theo chiều ngược lại, giống như khi bạn dự định dành bốn tiếng đồng hồ để làm vườn, nhưng thực tế chỉ mất có ba mươi lăm phút thôi. Con người chúng ta rất dở ước lượng.
Đối với những công việc đơn giản như thế mà chúng ta còn ước lượng sai, vậy thì làm sao chúng ta lại kỳ vọng mình sẽ chính xác khi ước lượng thời hạn của một “dự án sáu tháng”?
Thời hạn hoàn thành công việc càng lâu thì khả năng dự đoán sai lệch càng lớn. Điều đó có nghĩa là nếu bạn đoán dự án kéo dài sáu tháng, chúng tôi e là nó sẽ kéo dài bảy tháng, tám tháng, hoặc thậm chí cả năm.
Đó là lý do tại sao dự án đường cao tốc “Big Dig” của thành phố Boston trễ tiến độ đến năm năm và vượt ngân sách đến hàng tỷ đô-la, hay sân bay quốc tế Denver khai trương trễ đến mười sáu tháng và vượt ngân sách đến hai tỷ đô-la.
Giải pháp: chia việc lớn thành những việc nhỏ hơn. Việc càng nhỏ thì càng dễ ước lượng. Có thể là bạn vẫn sẽ ước lượng sai, nhưng sự sai lệch sẽ giảm nhiều so với việc ước lượng cả một dự án lớn. Nếu việc gì đó tiêu tốn gấp đôi khoảng thời gian mà bạn dự đoán thì tốt hơn là bạn nên chia nhỏ nó ra.
Thay vì dự án mười hai tuần, hãy chia nó ra thành mười hai dự án một tuần. Thay vì ước đoán những công việc tốn đến ba mươi tiếng hoặc hơn, hãy chia nhỏ thành những công việc thực tế tốn từ sáu đến mười tiếng, rồi hãy tiến hành từng bước một.
Danh mục dài ngoằng, khó lòng hoàn tất
Hãy lập danh sách những việc cần làm ngăn ngắn thôi. Các danh mục dài ngoằng thường bị bỏ xó. Lần cuối cùng bạn hoàn tất một danh mục công việc dài lê thê là khi nào? Có thể bạn sẽ giải quyết một vài công việc đầu tiên, nhưng nhiều khả năng là bạn sẽ dần dần từ bỏ nó (hoặc mù quáng cho qua những công việc chưa được thực hiện đến nơi đến chốn).
Các danh mục dài khiến bạn có cảm giác có lỗi. Danh mục những việc chưa hoàn tất càng dài thì bạn sẽ càng cảm thấy day dứt. Rồi đến một lúc nào đó, bạn sẽ chẳng ngó ngàng đến nó nữa bởi nó khiến bạn thấy mình tệ hại. Thế là bạn bị căng thẳng và tất cả mọi việc biến thành một đống hỗn độn.
Có một cách tốt hơn. Đó là chia nhỏ danh mục dài ngoằng thành một nhóm danh mục ngắn hơn. Ví dụ, hãy chia nhỏ danh mục gồm một trăm công việc ra thành mười danh mục, mỗi danh mục gồm mười công việc. Điều đó có nghĩa là khi bạn hoàn tất một công việc là bạn đã hoàn tất mười phần trăm của danh mục, thay vì chỉ một phần trăm thôi.
Vâng, bạn vẫn có cùng một khối lượng công việc phải hoàn tất. Nhưng giờ thì bạn có thể nhìn vào bức tranh nho nhỏ và tìm thấy ở đó niềm vui và động lực để hoàn tất. Điều đó tốt hơn nhiều so với việc nhìn chằm chặp vào bức tranh khổng lồ và cảm thấy sợ hãi, mất hết nhuệ khí.
Bất cứ khi nào có thể, hãy chia nhỏ các vấn đề ra cho đến khi bạn có thể giải quyết chúng nhanh gọn và triệt để. Việc sắp xếp lại công việc theo phương thức này có thể tạo ra tác động bất ngờ đối với năng suất và động lực làm việc của bạn.
Một gợi ý nhanh về việc sắp xếp thứ tự ưu tiên: đừng phân thứ bậc bằng cách đánh số hay đặt tên. Hãy tránh nói những câu như: “Đây là công việc có mức ưu tiên cao, kia là công việc có mức ưu tiên thấp”. Cũng đừng nói: “Đây là công việc số ba, đây là số hai, đây là số một...”. Nếu làm như thế, cuối cùng bạn sẽ có cả khối công việc được xếp vào mức ưu tiên.
Thay vì như thế, hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách trực quan. Hãy đặt việc quan trọng nhất lên đầu. Khi hoàn tất việc này thì việc tiếp
theo trong danh mục sẽ thành việc quan trọng nhất. Bằng cách đó, bạn sẽ chỉ có một việc quan trọng nhất để làm tại mỗi thời điểm. Thế là đủ.
Ra những quyết định nhỏ
Những quyết định lớn rất khó đưa ra và rất khó thay đổi. Một khi đưa ra một quyết định lớn, bạn sẽ có khuynh hướng tin tưởng mình đã quyết định đúng đắn, dù bạn biết thực tế có thể không phải như thế. Bạn không còn khách quan nữa.
Một khi bản ngã và lòng kiêu hãnh chiếm ưu thế thì bạn không thể thay đổi quyết định một cách dễ dàng. Khao khát giữ thể diện đã lấn át khao khát đưa ra quyết định đúng đắn. Chưa kể bạn sẽ tạo ra một sự trì trệ không đáng có, vì càng quyết tâm đi theo một hướng, bạn sẽ càng khó lòng thay đổi diễn tiến sự việc.
Thay vì vậy, hãy đưa ra những lựa chọn nhỏ để nó chỉ có hiệu quả tạm thời. Khi đưa ra những quyết định nhỏ thì bạn không thể phạm sai lầm lớn, đồng thời bạn cũng dễ thay đổi nếu không phù hợp. Chẳng có hậu quả gì to tát nếu bạn làm sai. Bạn chỉ cần sửa chữa mà thôi.
Đưa ra những quyết định nhỏ không có nghĩa là bạn không thể thực hiện các kế hoạch lớn và nuôi chí lớn. Điều này chỉ có nghĩa là bạn tin tưởng rằng cách tốt nhất để đạt được những điều lớn lao là lần lượt thông qua từng quyết định nhỏ.
Nhà thám hiểm người Anh Ben Saunders cho biết trong suốt cuộc thám hiểm Bắc Cực độc hành của ông (31 cuộc chạy ma-ra-tông nối tiếp nhau, 72 ngày đơn độc), “quyết định khổng lồ” quá khó suy tính đến nỗi những quyết định hằng ngày của ông thường chỉ nhắm đến việc “tiến đến tảng băng ở vài thước trước mặt”.
Những mục tiêu có thể đạt được là những mục tiêu mà chúng ta nên có. Đó là những mục tiêu mà bạn có thể thực sự đạt được và gầy dựng dựa trên đó. Bạn phải nói: “Chúng ta đạt được điều đó. Thế là xong!”. Rồi hãy chuyển sang công việc tiếp theo. Như thế, bạn sẽ hài lòng hơn nhiều so với việc nhắm đến một mục tiêu cao tận trời xanh mà bạn sẽ không bao giờ với tới được.
— Hết chương —